Pour une petite entreprise, perdre des rendez-vous préétablis peut s'avérer catastrophique, mais même s'il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un client peut devoir annuler, votre travail consiste à protéger votre entreprise !

Voici comment vous pouvez établir une politique clairement définie mais ferme qui satisfera vos clients et empêchera que votre entreprise ne soit exploitée ! En tant que maquilleur permanent, il est important de comprendre à quel point votre temps est précieux et cela doit être renforcé, afin de protéger votre entreprise et vos revenus.

Disposer d'une politique d'annulation clairement définie

Dès lors qu'un client effectue une réservation avec vous, il doit recevoir une confirmation écrite des conditions de son rendez-vous, y compris votre politique de réservation et d'annulation.

Assurez-vous qu'elle indique le montant de l'acompte et le délai dont il dispose pour annuler, dans l'idéal, en vous permettant de combler le rendez-vous le cas échéant. Expliquez clairement comment annuler ou modifier la réservation et si l'acompte peut être utilisé pour un autre rendez-vous. Certains maquilleurs factureront des frais de retard pour les annulations de dernière minute qui doivent être payés avant d'être en mesure de réserver à nouveau un rendez-vous – c'est généralement le cas lorsqu'ils ne disposent pas du temps suffisant pour remplir un créneau de réservation annulé.

Par exemple, vous pouvez autoriser les clients à modifier leur rendez-vous plus d’une semaine à l’avance et à conserver leur acompte, mais une seule fois. Ils pourraient alors disposer de jusqu'à 72 heures avant le rendez-vous au cours desquelles ils perdraient uniquement leur acompte. S'ils ne procèdent pas à l'annulation avant les trois derniers jours, facturez des frais supplémentaires pour effectuer une nouvelle réservation et conservez leur acompte.



…et tenez-vous-y !

Tout cela peut paraître un peu sévère : des maladies et des tragédies peuvent survenir, et peut-être serez-vous tenté de fermer les yeux sur telle ou telle situation. Bien évidemment, cela dépend de vous, mais essayez de vous tenir strictement votre politique, sinon elle ne sera jamais respectée.

Conservez les exceptions pour vos meilleurs clients, mais même dans ce cas, accordez-vous toujours la priorité, ainsi qu' à votre entreprise. Si vous développez des relations étroites avec vos clients, il peut être difficile de rester professionnel et de renforcer vos politiques, mais tous les clients (même s'ils sont vos amis) doivent respecter votre temps et votre argent, surtout avec un service de standing. Une seule non-présentation peut coûter plusieurs centaines d’euros à votre entreprise !

Proposez un rappel

Que vous l'écriviez sur une carte de réservation ou que vous configuriez une alerte de rendez-vous pour votre client, assurez-vous de lui permettre d'obtenir aussi facilement que possible la date et l'heure correctes. Les rappels de rendez-vous par SMS sont un excellent choix, ils permettent aux clients de recevoir leur rappel directement sur leur téléphone mobile 24 ou 48 heures avant leur rendez-vous, certains offrent également au client la possibilité de répondre et de confirmer son créneau.



Disposer d'une liste d'attente

Si un rendez-vous est annulé, la meilleure chose à faire est de le combler le plus rapidement possible : c'est à cette occasion qu'une liste d'attente peut s'avérer très utile ! Proposez des soins à prix réduit aux clients disposés à venir à la dernière minute et compensez le manque à gagner généré par l'acompte de la réservation annulée. Les réseaux sociaux peuvent s'avérer utiles pour publier les annulations de dernière minute lorsqu’un nouveau rendez-vous se libère !

Dites non

Si une personne vous fait perdre votre temps, annule au dernier moment et vous cause généralement du stress supplémentaire, vous pouvez toujours lui suggérer de se rendre chez un autre maquilleur. Refuser un client peut s'avérer difficile, mais en fin de compte, c'est mieux que de perdre de l'argent (ou la raison !). En particulier au début de votre carrière, vous pouvez avoir l'impression de devoir dire oui à chaque client, mais si vous commencez immédiatement à voir ces signaux d'alarme, n'ayez pas peur de rester sur vos positions.

Même s'il peut s'avérer difficile de s'affirmer, une politique d'annulation et un système d'acompte fermes peuvent réellement contribuer à vous protéger, ainsi que votre entreprise, en garantissant que vous serez rémunéré de manière équitable pour votre temps et vos efforts ! PMU est un service de standing dont le prix est élevé, ce qui signifie que les non-présentations sont coûteuses et préjudiciables à votre entreprise et à votre réussite.